Một ngày vào tháng 10, tại văn phòng của tổng giám đốc Phòng Công nghệ Thông tin Sinofert trên tầng 10 của tòa tháp giữa Trung tâm Thương mại Thế giới Kaichen Bắc Kinh

Fan Hejun đến sớm hơn thường lệ một chút Vì hôm nay là ngày Tập đoàn Potash Canada cung cấp vật tư cho Công ty TNHH Sinofert Holdings (sau đây gọi tắt là Sinofert) Anh ta cần giám sát quá trình phân phối phân kali theo thời gian thực thông qua hệ thống phân phối và ERP tích hợp, từ khâu vận chuyển, giám sát vận tải hàng hải, thông quan cảng, kiểm kê cảng, đóng gói và đóng gói tại cảng, cho đến khi hàng hóa vào kho hàng đầu tiên của Sinofert

Đây chỉ là một phần nhỏ trong quá trình giám sát hệ thống này Ngoài ra, dữ liệu liên quan từ các cơ sở sản xuất của Sinofert và các nhà cung cấp trong nước khác cũng có thể được theo dõi theo thời gian thực Trong nửa đầu năm nay, Sinofert đã liên tục tối ưu hóa hơn 2000 trung tâm phân phối của mình để cung cấp dịch vụ bán hàng trực tiếp cho các khách hàng lớn cũng như các dịch vụ toàn diện như thử nghiệm đất, chuẩn bị và hướng dẫn phân bón Kế hoạch này hiện đang được tiến hành

Xét cho cùng, đổi mới mô hình kinh doanh không thể tách rời sự hỗ trợ của tin học hóa Fan Hejun nói với phóng viên của "Kinh tế và Thông tin hóa Trung f88": "Chỉ bằng cách liên tục tối ưu hóa và mở rộng hệ thống thông tin, bộ phận CNTT mới có thể thích ứng với sự phát triển nhanh chóng trong hoạt động kinh doanh của công ty cũng như sự điều chỉnh liên tục của mô hình kinh doanh và bộ phận CNTT của chúng tôi sẽ tiếp tục làm việc chăm chỉ vì điều này"

Fan Hejun cũng là nhân chứng cho sự phát triển và thay đổi của máy tính ở Trung f88 Anh tham gia vào mọi việc từ PC, xây dựng mạng cục bộ, các ứng dụng độc lập cho đến triển khai các hệ thống quy mô lớn Tuy nhiên, anh không sinh ra ở chuyên ngành Làm thế nào mà anh ta từ một người bình thường trở thành tổng giám đốc Phòng Công nghệ thông tin của Sinofert?

Lần đầu làm quen

Hành trình tin học hóa của Fan Hejun phải quay ngược lại 28 năm trước Năm 1984, sau khi tốt nghiệp trường Cao đẳng Thủy điện Hoa Bắc, Fan Hejun, chuyên ngành điện lực, được phân công đến một nhà máy điện ở Đông Bắc Trung f88 để làm công việc điều khiển điện

Với niềm đam mê sâu sắc với máy tính, Fan Hejun bắt đầu “tiếp xúc gần gũi” với CNTT Đầu những năm 1980, máy vi tính vào Trung f88 và nhiều công ty bắt đầu thúc đẩy ứng dụng máy vi tính trong doanh nghiệp Tuy nhiên, thời đó có rất ít tài năng máy tính Fan Hejun vừa tốt nghiệp đại học, học máy tính rất nhanh và được lãnh đạo nhà máy công nhận Hai năm sau, Fan Hejun được chuyển đến Phòng Thông tin Điện lực Đông Bắc, nơi ông chuyển từ kiểm soát sản xuất sang quản lý thông tin

Thực ra, tình yêu với máy tính của anh bắt đầu từ khi còn là sinh viên Khi còn học đại học, Fan Hejun rất sẵn lòng tham gia các khóa học máy tính Trong một kỳ thi lập trình, giáo viên máy tính lấy ra phiếu trả lời để thảo luận Khi các học sinh thấy chương trình do Fan Hejun viết khác hoàn toàn so với chương trình thông thường, hơn 90% cho rằng đó là đáp án sai Lúc này, giáo viên cho biết, tuy giải pháp này khác với phương pháp thông thường nhưng hiệu quả vẫn như nhau Lúc này, một số bạn cùng lớp nói với Fan Hejun rằng sau này làm việc trên máy tính sẽ rất tốt Trên thực tế, sự nghiệp của Fan Hejun thực chất đã được người bạn cùng lớp này đoán trước

Khi đó, khó khăn lớn nhất mà Fan Hejun gặp phải là anh không có tiền bối để xin lời khuyên khi gặp vấn đề khó khăn Anh dựa vào việc tự học để vẽ sơ đồ, viết mã và xây dựng cơ sở dữ liệu

Đọc đương nhiên là cách học trực tiếp nhất đối với trẻ Mỗi lần đi công tác và sau giờ làm việc, anh ấy đều ghé thăm các hiệu sách và mua những cuốn sách liên quan đến máy tính khi nhìn thấy chúng Một lần, Fan Hejun đi công tác về phía nam và đổi tàu ở Thẩm Dương Trong lúc chờ xe buýt, anh bước vào một hiệu sách ở Thẩm Dương "Nguyên tắc và ứng dụng của hệ thống máy vi tính" của Chu Minh Đức ngay lập tức được anh xem qua, nhưng anh phải đi công tác nơi khác, cầm một cuốn sách rất phiền phức Vào thời điểm đó có rất ít sách viết về chủ đề này Fan Hejun sợ sách khi về sẽ bán hết nên đã bí mật giấu sách ở các giá sách khác và mang ra ngoài mua khi trở về Thẩm Dương

Khi đó, giá sách ở nhà Fan Hejun chứa đầy sách máy tính Nhiều bạn bè không hiểu hành vi của anh và hỏi anh: "Người ta mua sách lịch sử vì chúng có giá trị bảo quản Tại sao anh không có nhiều sách máy tính như vậy? Máy tính phát triển quá nhanh Những cuốn sách này có thể bị loại bỏ trước khi anh đọc xong"

Không phải Fan Hejun không xem xét những gì bạn bè nói Nhưng vì thích công việc này nên Fan Hejun cũng không suy nghĩ nhiều Không ngờ việc học tập trong thời gian này lại đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển sau này của anh trong lĩnh vực máy tính

Sau đó, với nỗ lực của hai hoặc ba người trong đó có Fan Hejun, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý cung cấp, hệ thống báo cáo và các ứng dụng độc lập khác của nhà máy điện lần lượt được thiết lập Năm 1989, Fan Hejun bắt đầu phụ trách bộ phận công nghệ thông tin

Tuy nhiên, mọi sự nghiệp không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió Năm năm sau, sự nghiệp máy tính của anh gặp khó khăn Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, sự phát triển chung của CNTT ở Trung f88 rất chậm Các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của CNTT, vai trò của tin học hóa còn rất hạn chế Mặc dù Fan Hejun rất quan tâm đến việc học máy tính và quá trình học tập mang lại cho anh niềm hạnh phúc lớn lao, nhưng vẫn có một giới hạn nghề nghiệp đối với việc tham gia công việc công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Anh ấy hối hận rồi Fan Hejun nghĩ nếu ban đầu anh không chọn nghề IT mà tự mình làm công việc sản xuất điện chuyên nghiệp thì vẫn có cơ hội được thăng chức giám đốc nhà máy hoặc kỹ sư trưởng, nhưng hiện tại cơ hội thăng tiến rất mong manh Năm 1994, ông quyết định không làm ngành CNTT nữa, rời Điện lực Đông Bắc và đầu quân vào một công ty hóa chất để xây dựng các nhà máy điện riêng

Tình hình không tốt như Fan Hejun tưởng tượng Sau khi vào làm tại nhà máy điện của một công ty hóa chất, Fan Hejun quyết tâm tạo dựng tên tuổi trong lĩnh vực điện lực Tuy nhiên, công việc của anh ở nhà máy điện lại rất nhàn rỗi Sự mâu thuẫn này khiến Fan Hejun 30 tuổi cảm thấy khó chịu Khi còn trẻ, anh ấy thực sự muốn theo đuổi sự nghiệp

Lúc này Fan Hejun cảm thấy khó chịu Một lần nữa anh phải đối mặt với sự lựa chọn nghề nghiệp Trong 13 năm kinh nghiệm làm việc, chỉ có 3 năm liên quan đến điện lực Nếu chọn lại ngành điện lực, tôi sẽ gặp phải thách thức rất lớn Trên thực tế, ngành công nghiệp máy tính vẫn là lĩnh vực mà Fan Hejun quen thuộc nhất và cảm xúc nhất Sau một thời gian chật vật, anh quyết định quay trở lại với nghề cũ Năm 1997, Fan Hejun gia nhập Tập đoàn f88 tế Ting Hsin (sau đây gọi tắt là Ting Hsin)

Quảng cáo

Điều mà Tingxin quan tâm lúc đầu không phải là tài năng CNTT của Fan Hejun Vào ngày phỏng vấn, người phỏng vấn nói với anh nhiều về khái niệm quản lý hơn là công nghệ CNTT Sau đó, sếp của Fan Hejun, người phỏng vấn, đã trả lời câu hỏi này: Có vẻ như bạn không biết nhiều về công nghệ nên tôi không hỏi bạn "Thật ra, điều anh ấy coi trọng hơn là kinh nghiệm quản lý của tôi, và điều tôi coi trọng cũng là những khái niệm quản lý mới nhất" Fan Hejun nói với các phóng viên

Tại sao Fan Hejun, người đã làm việc trong ngành CNTT 10 năm, lại bị coi là không hiểu biết về công nghệ? Hóa ra trong 3 năm kể từ khi Fan Hejun rời ngành CNTT, CNTT đã có những thay đổi nhanh chóng Hệ điều hành không còn là hệ điều hành đĩa truyền thống nữa và việc phát triển phần mềm không còn là một đống câu lệnh lần lượt nữa mà là một môi trường phát triển hoàn toàn trực quan và hướng đối tượng Quan trọng hơn, các công ty nhận ra rằng việc chỉ dựa vào hệ thống phát triển của riêng họ sẽ kém hiệu quả và hiệu quả hơn, và họ bắt đầu ưa chuộng các giải pháp công nghiệp được tiêu chuẩn hóa

Năm nay, Fan Hejun từ bỏ công việc quản lý nhà máy mới ở Hàng Châu, chọn tham gia triển khai dự án ERP và quay trở lại ngành CNTT

Trong những ngày đầu tiên đến với Tingxin, Fan Hejun cảm nhận được áp lực và thử thách to lớn mà mình sẽ phải đối mặt Fan Hejun không biết cách sử dụng các phần mềm hệ thống cơ bản như hệ thống Windows, tài liệu và phần mềm bảng tính Bạn cũng cần tiếp tục làm quen với môi trường phát triển và ngôn ngữ phát triển mới Điều quan trọng nhất là bây giờ bạn không còn phát triển dựa trên nhu cầu trước đây nữa mà cấu hình phần mềm trọn gói theo nhu cầu của chính mình

Nửa năm sau, Fan Hejun bắt đầu tham gia đầy đủ vào việc triển khai hệ thống ERP

Vào thời điểm đó, việc quảng bá hệ thống ERP không hề dễ dàng Trong giai đoạn đầu triển khai, hệ thống được chia thành các mô-đun Lãnh đạo chi nhánh nào quan tâm đến hệ thống sẽ sử dụng khía cạnh đó của hệ thống Cuối cùng, một số công ty đã triển khai hệ thống sản xuất, một số công ty triển khai hệ thống kế toán, một số công ty triển khai hệ thống bán hàng nhưng chúng không tích hợp với nhau, tạo ra các đảo thông tin mới

Nói về hoàn cảnh lúc đó, Fan Hejun cảm thấy bất lực "Điều này thực sự là do Tập đoàn Ting Hsin là khách hàng đầu tiên của SAP Trung f88 Sự hiểu biết của nhà tư vấn triển khai về bản thân ERP cũng như sự hiểu biết nội bộ của Ting Hsin về tích hợp ERP đều không đủ sâu" Để giải quyết vấn đề, vào năm 2000, Ting Hsin đã thành lập một nhóm xúc tiến thông tin, với ba phòng ban, mỗi phòng thực hiện nhiệm vụ tương ứng của mình Bộ phận quản lý hệ thống chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống và quy trình, bộ phận CNTT chịu trách nhiệm củng cố hệ thống và quy trình vào hệ thống CNTT và bộ phận kiểm toán có trách nhiệm kiểm tra xem các công ty con có làm việc theo đúng hệ thống và quy trình hay không Công tác quảng bá thông tin ngày càng thông suốt

Một năm sau, Ting Hsin chọn Thẩm Dương Định Nghĩa làm nhà máy thí điểm đầu tiên về tích hợp mô-đun Với tư cách là người quản lý dự án, Fan Hejun sau khi điều tra nhà máy đã phát hiện ra rằng rất khó để bắt đầu tích hợp và triển khai hệ thống ngay lập tức và quy trình này phải được tích hợp trước "Chúng tôi đã tổ chức nhân viên CNTT và nhân viên kinh doanh cùng nhau viết quy trình mua sắm, quy trình bán hàng và quy trình truy cập dữ liệu tổng thể của khách hàng Sau đó, nhân viên CNTT kết hợp hệ thống ERP để xem xét liệu nó có thể được triển khai trên hệ thống hay không Sau nhiều lần thảo luận, một bộ quy trình kinh doanh phù hợp với hệ thống ERP cuối cùng đã được hình thành" Phạm Hách Quân giới thiệu

Quy trình này cũng đã trở thành khuôn mẫu cho Tập đoàn Ting Hsin và các chi nhánh khác đã triển khai theo khuôn mẫu này Fan Hejun và các đồng nghiệp của ông cũng triển khai một tài khoản vật liệu chi tiết, điều này đã thay đổi cách tính chi phí hệ thống phần mềm

Trong bốn năm từ 2001 đến 2004, Fan Hejun và những người khác đã làm việc rất chăm chỉ Hơn 30 công ty ở Ting Hsin đều đã triển khai hệ thống ERP trong vòng 4 năm Nhiều khi Fan Hejun và những người khác phải triển khai hệ thống ở hai hoặc ba công ty cùng lúc và việc họ phải làm việc ngoài giờ là điều bình thường

Kinh nghiệm làm việc của Dingxin đã tạo nền tảng tốt cho Fan Hejun gia nhập Sinofert "Đặc điểm của Master Kong là áp dụng hệ thống CNTT rất kỹ lưỡng và tỉ mỉ Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập trung vào hệ thống ERP, và ERP được áp dụng đến mức tối đa Lấy doanh số bán hàng làm ví dụ, các chi tiết như khuyến mãi, giảm giá, kiểm soát tín dụng khách hàng, kiểm tra nhà cung cấp đến, xếp hạng nhà cung cấp, vv đều được áp dụng rất tốt Vì vậy, khi có doanh nghiệp mới ra mắt, nhân viên kinh doanh trước tiên sẽ nghĩ đến việc giao tiếp với nhân viên CNTT" Khi đó, Chủ tịch Kong ra lệnh: Nếu hệ thống ERP không in lệnh vận chuyển thì kho không thể xuất hàng Có người hỏi phải làm gì nếu hệ thống gặp sự cố hoặc mạng bị ngắt kết nối Chủ tịch thẳng thắn nói nếu xảy ra tình huống như vậy, Master Kong sẽ không bán Việc tăng cường ứng dụng ERP của Master Kong như vậy là điều mà ít công ty trong nước làm được

Lượng mưa

Năm 2004, Fan Hejun quyết định hợp tác với Sinochem Fertilizer và giữ chức vụ tổng giám đốc Cục Công nghệ thông tin Anh từ bỏ mức lương cao của Ting Hsin, chỉ hy vọng áp dụng các khái niệm tin học hóa tiên tiến mà anh học được ở Master Kong vào các doanh nghiệp nhà nước

Gần như cùng lúc đó, Sinofert phát triển nhanh chóng như một tế bào đang trong giai đoạn phân hạch Nó đã phát triển từ một doanh nghiệp ngoại thương thành một doanh nghiệp tích hợp sản xuất, bán hàng và phân phối Nó có 17 chi nhánh và hơn 2000 cửa hàng trên toàn f88 Các cửa hàng được đặt tại các quận nông nghiệp lớn ở các tỉnh nông nghiệp ngoại trừ Tây Tạng, chiếm hơn 90% diện tích đất canh tác của cả nước "Các cơ quan này đều được thành lập chỉ trong vài năm Cách thực hiện quy trình kinh doanh, cách kiểm soát rủi ro hoạt động và cách đảm bảo an toàn cho quỹ đều cần có hệ thống kiểm soát Không thể tưởng tượng được nếu không có hệ thống thông tin"

Việc đầu tiên Fan Hejun làm khi vào Sinofert là quảng bá ứng dụng hệ thống phân phối Năm 2003, Sinofert bắt đầu triển khai hệ thống phân phối bao phủ tất cả các cửa hàng trên toàn f88 Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của hoạt động kinh doanh và sự điều chỉnh liên tục của mô hình kinh doanh, hệ thống phân phối cũ này dần không còn khả năng hỗ trợ mô hình kinh doanh được điều chỉnh liên tục và hoạt động kinh doanh quy mô lớn, do đó việc nâng cấp hệ thống là cần thiết Fan Hejun tin rằng việc mày mò không phải lúc nào cũng là giải pháp cho vấn đề Năm 2009, Sinofert quyết định chọn hệ thống phân phối mới

Có thể tưởng tượng được độ khó của việc làm lại hệ thống Các nhà điều hành đã sử dụng phiên bản cũ của hệ thống phân phối được 8 năm Ngày nay, nhiều người trong số họ phản đối việc sử dụng hệ thống mới Đồng thời, cấu trúc dữ liệu của hệ thống cũ và mới là khác nhau Việc nhập dữ liệu gốc sang hệ thống mới cũng khó khăn và duy trì tính liên tục của dữ liệu Trong 1-2 năm tới, Fan Hejun và những người khác sẽ duy trì dữ liệu của cả hai hệ thống cùng một lúc

Điều khiến Fan Hejun rắc rối hơn nữa là làm thế nào để giải quyết vấn đề chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống song song Sau đó, Sinofert đã cài đặt một hệ thống BI (Business Intelligence) nhỏ để tích hợp hai dữ liệu Ban quản lý có thể quan sát xu hướng giá cả và xu hướng tồn kho của các chi nhánh và sản phẩm khác nhau trong một khoảng thời gian, so sánh cả hai và khám phá nhiều mô hình bán hàng "Thông thường khi giá thấp, lượng bán ra lớn nhất Khi giá cao, lượng bán ra tương đối nhỏ nên lợi ích của công ty không được tối đa hóa Việc xây dựng loại báo cáo này giúp ích rất nhiều cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo" Phàn Hách Quân nói

Cách tạo ra giá trị thông qua tin học hóa là kế hoạch cho tương lai của Fan Hejun Vào tháng 5 năm 2012, nền tảng thương mại điện tử của Sinofert đã được ra mắt Fan Hejun nói với các phóng viên: “Trước đây, việc mua bán phân bón hóa học trực tuyến là điều không thể tưởng tượng được, nhưng đây là một xu hướng” “Về sản phẩm, chúng tôi chọn các loại phân bón mới cho hoa, trái cây và sân golf Một gói khoảng 400 gram” Làm thế nào để quản lý và tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận chuyển, giảm chi phí hậu cần và tăng tính minh bạch của quy trình hậu cần cũng là trọng tâm suy nghĩ của Fan Hejun Vào tháng 10/2012, hệ thống CRM của Sinofert cũng sẽ chọn 1 chi nhánh lên mạng để quản lý khách hàng của từng chi nhánh một cách thống nhất

Tác giả: Cui Jing